Wasserspender fürs Büro: Arten, Kosten und Anbieter im Überblick

Welche Wasserspender gibt es fürs Büro?

Im Büro sind zwei Systeme verbreitet. Gallonen-Wasserspender stehen frei im Raum und werden mit großen Mehrwegflaschen betrieben, meist mit 18,9 Litern Inhalt. Ein Lieferdienst bringt volle Gallonen und nimmt die leeren wieder mit. Leitungsgebundene Wasserspender sind dagegen fest an die Trinkwasserleitung angeschlossen. Sie filtern, kühlen und sprudeln das Leitungswasser direkt vor Ort, Flaschen gibt es bei diesem System nicht.

Beide Systeme gibt es als Auftisch- und als Standgerät. Leitungsgebundene Geräte werden zusätzlich als Einbaulösung angeboten, bei der nur der Zapfhahn auf der Arbeitsplatte sitzt. Je nach Modell liefern die Geräte stilles und gekühltes Wasser, Wasser mit Kohlensäure oder heißes Wasser für Tee. Grundlagen zu allen Bauformen und zur Technik finden Sie im Ratgeber rund um Wasserspender.

Gallonen-Wasserspender: flexibel ohne Wasseranschluss

Der Gallonen-Wasserspender braucht nur eine Steckdose. Er lässt sich deshalb fast überall aufstellen, auch in Räumen, in denen keine Wasserleitung in der Nähe liegt. Die Gallone wird kopfüber auf das Gerät gesetzt, das Wasser läuft in einen Vorratsbehälter und wird dort je nach Modell gekühlt oder erhitzt. Wie Sie ein Büro ohne Leitung am besten versorgen, zeigt der Beitrag Wasserspender im Büro ohne Wasseranschluss.

Die Gerätemiete ist bei Gallonen-Systemen niedrig. Ein Vergleichsportal nennt als Richtwert 15 bis 40 € im Monat ^[2]. Die eigentlichen Kosten entstehen durch das Wasser: Eine 18,9-Liter-Mehrweggallone kostet bei einem Getränkelieferdienst 15,90 € inklusive Umsatzsteuer, zuzüglich 7,70 € Pfand und Versand ^[3]. Ein Hamburger Anbieter verlangt im Onlineshop 19,95 € je Gallone, im monatlichen Abo 18,95 € ^[4]. Bei einem bundesweiten Anbieter sind die Gallonen ausdrücklich nicht in der Miete enthalten und werden separat bestellt ^[5].

Planen Sie außerdem Platz ein. Volle Gallonen wiegen jeweils knapp 19 Kilogramm, sie müssen gelagert, getragen und gewechselt werden. Leere Flaschen stehen bis zur nächsten Lieferung im Lager. Welche Liefermengen, Gerätetypen und Lagerflächen für Gallonengeräte typisch sind, erklärt der Ratgeber Gallonen-Wasserspender im Büro.

Leitungsgebundene Wasserspender: Wasser direkt aus der Leitung

Ein leitungsgebundener Wasserspender bezieht sein Wasser aus der Trinkwasserinstallation des Gebäudes. Im Gerät durchläuft es einen Filter, wird gekühlt und auf Wunsch mit Kohlensäure aus einer CO2-Flasche versetzt. Weil keine Flaschen geliefert werden müssen, ist die Menge praktisch nicht begrenzt. Das Wasser selbst kostet nur wenig: Ein Rechenbeispiel auf Basis des Nürnberger Trinkwasserpreises kommt auf etwa 0,3 Cent pro Liter ^[6].

Teurer ist dafür das Gerät. Die Berliner Wasserbetriebe vermieten leitungsgebundene Wasserspender für 89 bis 199 € netto im Monat bei 36 oder 48 Monaten Laufzeit. Im Mietpreis sind Lieferung, Aufstellung, Inbetriebnahme, die halbjährliche Wartung mit Desinfektion und Spülung sowie eine CO2-Flasche enthalten ^[1]. Wer kauft, zahlt dort 2.449 bis 5.999 € netto für das Gerät, dazu 349 € für die Inbetriebnahme und 269 € für jede halbjährliche Wartung ^[1].

Für den Anschluss gelten technische Regeln. Ein Gesundheitsamt weist darauf hin, dass zwischen Trinkwasserinstallation und Wasserspender eine Sicherungseinrichtung nach DIN EN 1717 sitzen muss und dass die Installation ein beim Wasserversorger eingetragenes Installationsunternehmen übernehmen muss ^[8]. Die Anschlussleitung sollte möglichst kurz sein. Alles zu Technik, Platzbedarf und Kosten des Anschlusses lesen Sie im Ratgeber Wasserspender mit Festwasseranschluss.

Was kostet ein Wasserspender im Büro?

Die Kosten hängen weniger vom Gerät als vom Verbrauch ab. Das folgende Beispiel geht von 20 Personen, 21 Arbeitstagen und einem angenommenen Verbrauch von einem Liter pro Person und Arbeitstag aus. Das ergibt 420 Liter im Monat, also 23 Gallonen. Ihren eigenen Bedarf berechnen Sie mit dem Rechner weiter unten.

Rechnet man die Gallonenpreise ebenfalls netto, kostet eine Gallone in diesem Preisrahmen etwa 13,40 bis 16,80 €. Damit liegt die Gallonenlösung ab etwa sechs bis zehn Gallonen im Monat über der Miete eines Festwassergeräts. Bei sehr kleinem Verbrauch oder ohne erreichbare Wasserleitung bleibt die Gallone die einfachere Lösung. Wie sich Miete und Kauf über mehrere Jahre entwickeln, rechnet der Beitrag Wasserspender mieten oder kaufen durch.

Standort und Platzbedarf im Büro

Der richtige Standort entscheidet mit darüber, wie hygienisch ein Wasserspender arbeitet. Das Gerät sollte nicht neben der Heizung oder in der prallen Sonne stehen, weil Wärme das Keimwachstum fördert ^[9]. Ein Gesundheitsamt rät außerdem zu einem frostfreien Aufstellort, an dem die Raumtemperatur nicht dauerhaft bei 25 °C oder darüber liegt ^[8]. Gut geeignet sind Teeküche, Flur oder Pausenraum, also Orte, an denen der Spender regelmäßig genutzt und im Blick behalten wird.

Für ein Gallonengerät brauchen Sie neben der Stellfläche Platz für Vorratsflaschen und Leergut. Ein leitungsgebundenes Gerät braucht dagegen eine Wasserleitung und eine Steckdose in der Nähe, bei Einbaulösungen zusätzlich Raum im Unterschrank für Filter und Kühlung. Geräte mit Kohlensäure arbeiten mit CO2-Druckgasflaschen. Für deren Aufstellung können je nach Raum weitere Anforderungen gelten, etwa an die Belüftung ^[8].

Klären Sie vor der Bestellung, wer im Alltag zuständig ist: Wer wechselt Gallonen, wer wischt Auslauf und Tropfschale, wer ist Ansprechpartner für den Wartungsdienst? Ein fester Verantwortlicher verhindert, dass leere Flaschen tagelang stehen oder Wartungstermine ausfallen.

KI-generiertes Symbolbild

Mieten, leasen oder kaufen?

Die Miete ist im Büro die häufigste Lösung. Sie zahlen eine feste Monatsrate, und Wartung, Filter und Reparaturen sind in der Regel enthalten. Ein bundesweiter Anbieter schreibt etwa, dass regelmäßige Wartungen und Inspektionen sowie alle Filter und Verbrauchsmaterialien im Mietpreis enthalten sind ^[5]. Das macht die Kosten planbar, bindet Sie aber für die Laufzeit.

Beim Kauf zahlen Sie das Gerät einmal und organisieren die Wartung selbst. Die Berliner Wasserbetriebe empfehlen beim Kauf ausdrücklich einen Wartungsvertrag ^[1]. Ein regionaler Anbieter beziffert Filterwechsel, UV-Lampe und Hygieneservice ohne Vertrag auf 210 bis 380 € im Jahr ^[6], ein Vergleichsportal rechnet mit etwa 30 € Wartungskosten im Monat ^[2]. Ob sich die Kosten steuerlich absetzen lassen, erklärt der Beitrag Wasserspender im Büro steuerlich absetzbar.

Leasing liegt zwischen beiden Modellen. Sie zahlen eine monatliche Rate für die Nutzung, die Konditionen und der enthaltene Service unterscheiden sich aber stark zwischen den Anbietern. Fragen Sie deshalb immer nach, ob Wartung, Filterwechsel und Reparaturen in der Rate enthalten sind oder extra berechnet werden.

Muss der Arbeitgeber Trinkwasser bereitstellen?

Eine allgemeine Pflicht, Kaltgetränke oder einen Wasserspender anzubieten, gibt es nicht. Nach einer Auswertung im Fachportal Haufe ist gesetzlich lediglich Trinkwasser im Sinne der Trinkwasserverordnung gefordert. Ein Wasserhahn mit Trinkwasser kann also genügen ^[7]. Bei Hitze ändert sich das: Ab einer Lufttemperatur von 26 °C soll der Arbeitgeber Getränke kostenlos zur Verfügung stellen, ab 30 °C ist er dazu verpflichtet ^[7].

Für Arbeitsplätze mit Hitzebelastung, etwa auf Baustellen oder in der Metallverarbeitung, gelten strengere Regeln ^[7]. Wer freiwillig über Jahre Getränke stellt, sollte zudem wissen, dass daraus ein dauerhafter Anspruch entstehen kann. Welche Regeln im Einzelnen gelten, erläutert der Beitrag Trinkwasser am Arbeitsplatz: Pflichten des Arbeitgebers.

Hygiene: worauf Betreiber achten müssen

Wer einen Wasserspender aufstellt, trägt die Verantwortung für das abgegebene Wasser. Das Bundesinstitut für Risikobewertung empfiehlt Geräte ohne frei zugänglichen Zapfhahn, einen Standort ohne Heizquelle und direkte Sonne sowie eine Dokumentation der Reinigung ^[9]. Die Häufigkeit der Reinigung richtet sich nach Gerät, Standort und Nutzung.

Konkrete Intervalle nennt ein Merkblatt des Gesundheitsamts Marburg-Biedenkopf ^[8]. Für Gallonengeräte gilt danach:

• Den Wasserbehälter mindestens alle vier Wochen tauschen und nach dem Anbrechen nicht länger als 14 Tage stehen lassen.
• Zweimal im Jahr alle wasserführenden Teile komplett reinigen und desinfizieren.
• Einmal im Jahr eine Wartung nach Herstellerangaben durchführen lassen.
• Alle Maßnahmen schriftlich dokumentieren.

Für leitungsgebundene Geräte empfiehlt dasselbe Merkblatt eine jährliche Inspektion, eine halbjährliche Sichtkontrolle und eine Reinigung mit Desinfektion alle drei bis sechs Monate. Außerdem sollte das Wasser in der Anschlussleitung mindestens alle 72 Stunden vollständig ausgetauscht werden, auch über lange Wochenenden ^[8]. Ausführliche Hinweise zur Pflege finden Sie im Ratgeber Wasserspender und Hygiene.

Anbieter: bundesweit und regional

Neben großen Anbietern wie Culligan, die Gallonen- und Festwassergeräte vermieten und eigene Seiten für viele Großstädte führen ^[5], bieten auch kommunale Wasserversorger Geräte für Unternehmen an. Die Berliner Wasserbetriebe veröffentlichen ihre Mietpreise ^[1]. HAMBURG WASSER übernimmt nach eigenen Angaben Lieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme sowie eine halbjährliche Wartung und Reinigung ^[10]. Die Stadtwerke München bieten mit der M-Wasserbar ein leitungsgebundenes Gerät an, für das ein Festwasseranschluss und Stromanschlüsse nötig sind ^[11].

Dazu kommen viele regionale Händler und Lieferdienste. Die Angebote unterscheiden sich weniger im Gerät als im Service: bei Laufzeit, Wartungsintervall, Lieferrhythmus und dem Preis für Gallonen oder CO2. Vergleichen Sie deshalb mindestens zwei bis drei Angebote anhand derselben Punkte.

• Monatsrate und Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung
• Wartungsintervall und was eine Wartung umfasst
• Filterwechsel und Desinfektion im Preis enthalten?
• Preis je Gallone, Pfand, Mindestmenge und Lieferkosten
• Kosten für CO2-Flaschen und deren Wechsel
• Installation: Wer schließt an, was kostet die Inbetriebnahme?
• Reaktionszeit bei Störungen

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