Wasserspender für Firmen und Unternehmen: der komplette Ratgeber

Warum Unternehmen Wasserspender einsetzen

Für Unternehmen ist der Wasserspender vor allem eine Frage der Organisation. Kisten müssen bestellt, getragen und gelagert werden, ein Wasserspender dagegen läuft im Hintergrund. Kommunale Versorger wie HAMBURG WASSER betonen zudem, dass Leitungswasser deutlich günstiger ist als Flaschenwasser und keine langen Transportwege hat ^[3]. Hinzu kommt die Fürsorge für Beschäftigte: Bei Hitze sind Arbeitgeber verpflichtet, Getränke anzubieten ^[2].

Dieser Ratgeber richtet sich an Unternehmen jeder Größe, besonders an Firmen mit mehreren Standorten, Produktion oder Publikumsverkehr. Wer vor allem ein einzelnes Büro ausstatten möchte, findet die Details zu Systemen, Kosten und Hygiene im Überblick Wasserspender fürs Büro.

Pflichten des Arbeitgebers

Eine allgemeine Pflicht, Kaltgetränke oder einen Wasserspender bereitzustellen, besteht nicht. Gesetzlich gefordert ist laut einer Auswertung im Fachportal Haufe lediglich Trinkwasser im Sinne der Trinkwasserverordnung ^[2]. Ab einer Lufttemperatur von 26 °C soll der Arbeitgeber Erfrischungsgetränke kostenlos zur Verfügung stellen, ab 30 °C ist er dazu verpflichtet ^[2]. An Hitzearbeitsplätzen, etwa auf Baustellen oder in der Metallverarbeitung, müssen Getränke das ganze Jahr bereitstehen ^[2].

Wer als Arbeitgeber Wasser über einen Spender abgibt, trägt außerdem Verantwortung für dessen Qualität. Das Bundesinstitut für Risikobewertung empfiehlt, alle Maßnahmen zur Hygiene zu dokumentieren oder durch die Wartungsfirma dokumentieren zu lassen ^[4]. Welche Regeln im Detail gelten, beschreibt der Beitrag Trinkwasser am Arbeitsplatz.

Den Bedarf je Standort ermitteln

Die Zahl und Größe der Geräte richtet sich nach den Menschen, die täglich trinken, und nach den Laufwegen. Ein Gerät, das zu weit entfernt steht, wird wenig genutzt, und wenig genutzte Geräte sind hygienisch problematisch. Kommunale Anbieter teilen ihre Geräte nach der Kühlleistung ein ^[3]:

Für die Kostenplanung hilft eine einfache Rechnung: Personen × Arbeitstage × angenommene Liter pro Person. Bei 50 Personen, 21 Arbeitstagen und einem Liter pro Person und Tag sind das 1.050 Liter im Monat. Mit dem Rechner ermitteln Sie Bedarf, passendes System und Kostenrahmen.

Das passende System für Unternehmen

Bei hohem Verbrauch und erreichbarer Wasserleitung ist ein leitungsgebundenes Gerät meist die wirtschaftlichere Wahl. Das Wasser kostet dann nur rund 0,3 Cent pro Liter ^[5], und es gibt keine Gallonen-Logistik. Die Stadtwerke München haben nach eigenen Angaben rund 4.000 ihrer leitungsgebundenen Geräte allein in München installiert ^[6]. Gallonengeräte bleiben sinnvoll an Standorten ohne Wasseranschluss oder mit sehr kleinem Verbrauch.

Für größere Unternehmen lohnt der Blick auf professionelle Systeme mit hoher Kühlleistung, Einbau-Zapfstellen oder Flaschenfüllstationen. Einen Überblick gibt der Beitrag Professionelle Wasserspender-Systeme. Für Produktion und Werkstatt mit besonderen Anforderungen an Robustheit und Hitzeschutz gibt es einen eigenen Ratgeber zu Wasserspendern in Industrie und Produktion.

Kosten für Unternehmen kalkulieren

Die Berliner Wasserbetriebe vermieten leitungsgebundene Geräte für 89 bis 199 € netto im Monat, inklusive Lieferung, Aufstellung, halbjährlicher Wartung und einer CO2-Flasche ^[1]. Beim Kauf kosten die Geräte dort 2.449 bis 5.999 € netto plus Inbetriebnahme und Wartung ^[1]. Bei mehreren Geräten oder Standorten lohnt es sich, nach Rahmenkonditionen zu fragen.

Für das Rechnungswesen ist wichtig, ob die Kosten als Betriebsausgabe gelten und wie Getränke für Beschäftigte steuerlich behandelt werden. Das klärt der Beitrag Wasserspender im Büro steuerlich absetzbar.

Mehrere Standorte: worauf es ankommt

Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von einem Anbieter, der alle Orte betreuen kann. Manche Anbieter führen eigene Seiten für viele Großstädte ^[7], andere arbeiten mit Servicestandorten in mehreren Regionen ^[8]. Regionale Anbieter sind oft schneller vor Ort, decken aber nicht jeden Standort ab.

• Liste aller Standorte mit Personenzahl und Wasseranschluss
• einheitliche Geräteklassen und Ausstattung festlegen
• Wartungsintervall, Reaktionszeit und Dokumentation vertraglich regeln
• zentrale Abrechnung und ein Ansprechpartner für alle Standorte
• Kündigung und Umzug einzelner Standorte im Vertrag vorsehen
• Verantwortliche je Standort für Alltag und Hygiene benennen

Wie Sie Angebote verschiedener Anbieter sauber vergleichen und welche Fragen Sie stellen sollten, zeigt der Ratgeber Wasserspender-Anbieter vergleichen.

Wasserspender nach Branche

Je nach Branche gelten unterschiedliche Anforderungen. In Praxen und Pflegeeinrichtungen stehen Hygiene und abwehrgeschwächte Nutzer im Vordergrund, in Schulen und Kitas der Umgang mit Kindern und die Ferienzeiten, in Gastronomie und Hotellerie die Leistung und der Auftritt gegenüber Gästen. Ratgeber für die einzelnen Branchen finden Sie in der Übersicht nach Branchen.

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